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I documenti sono giuridicamente validi se disponibili esclusivamente a livello digitale?

In linea generale, in Svizzera vige il principio della libertà formale dei contratti. Questo significa che la sussistenza di un contratto necessita esclusivamente l'espressa e concordante volontà alla stipulazione delle parti. Il resto è «solo» questione di provare la verità in caso di disputa. Perché sussistano, i contratti necessitano di una particolare forma solo se questo è espressamente imposto dalla legge o stabilito nel contratto. Queste disposizioni sulla forma scritta sono prerogativa per il valido sussistere del contratto ma non per l'ulteriore sussistenza dello stesso.

Questo significa che i contratti non perdono la loro validità in seguito alla loro scansione e alla distruzione dell'originale. Al momento della scansione infatti il contratto sussisteva già (qualora siano state adempiute le corrispondenti disposizioni formali).

Tuttavia desideriamo sottolineare che per la produzione della prova di sussistenza del contratto potrebbe valere la pena continuare a conservare i contratti particolarmente importanti anche in originale. In casi estremi, una delle parti potrebbe anche sostenere che la firma del contratto scansito e successivamente stampato non è stata prodotta nella realtà. La decisione è dunque cosa dell'utente PEAX.

Si consiglia di scansire anche, assieme al contratto, tutti i documenti di accompagnamento (ad es. lettera di accompagnamento, e-mail ecc., prima e dopo la stipula del contratto). In caso di disputa, una delle parti non potrà sperare in un successo sostenendo di non avere firmato il contratto o che le firma è stata falsificata.

Si consiglia di conservare gli originali soprattutto nel caso di contratti o simili che prevedono una prestazione a posteriori, parziale o completa,  della controparte, dove dunque la prestazione potrebbe essere rifiutata. Ad es.: contratto di mutuo (nella veste di mutuante), riconoscimento di debito e altre promesse di prestazione (nella veste di creditore), garanzie e fideiussioni, contratto di lavoro e accordo di recesso dal contratto di lavoro, certificati professionali, scolastici, formativi e diplomi, atti ufficiali (in questo caso però anche il notaio ne ha una copia), testamento di proprio pugno (che in copia non sarebbe valido, quindi va tassativamente conservato l'originale!).

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