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Les documents uniquement disponibles au format numérique sont-ils encore valides?

La législation suisse prévoit le principe de la liberté de forme des contrats. En d'autres termes, la conclusion d'un contrat requiert uniquement la manifestation de la volonté concordante et informelle des parties. Toute autre aspect porte donc «seulement» sur la capacité d'apporter une preuve en cas de litige. Dans l'optique de leur conclusion, les contrats doivent revêtir une forme particulière uniquement si la loi ou les dispositions contractuelles elles-mêmes l'impose. Ces contraintes de forme sont requises uniquement pour la naissance du contrat et non pour son existence et application ultérieure.

En d'autres termes, les contrats demeurent valides après leur numérisation et la destruction de l'original. Au moment de la numérisation, les contrats sont en effet déjà valides (dans la mesure où les contraintes formelles éventuelles ont été respectées).

Nous attirons toutefois votre attention sur le fait qu'il peut s'avérer parfois judicieux de conserver l'original de vos contrats importants afin de pouvoir apporter des preuves si nécessaire. Dans des situations extrêmes, la partie adverse peut parfois affirmer que la signature du contrat numérisé et imprimé par la suite n'est pas la vôtre. Cette décision relève donc de votre responsabilité en qualité de PEAX User.

Il est recommandé de numériser également les documents annexes d'un contrat (lettre d'accompagnement, e-mails, etc. établis avant et après la conclusion du contrat). Ainsi, en cas de litige, la partie adverse ne peut pas prétendre qu'elle n'a pas signé le contrat elle-même ou que sa signature a été falsifiée.

Nous vous recommandons de conserver l'original des contrats ou documents très importants, dans le cadre desquels la partie adverse fournit sa contrepartie ultérieurement, en tout ou partie, et pourrait la contester. Citons comme exemple les contrats de prêt (en tant que prêteur), reconnaissances de dette et autres promesses de prestation (en tant que créancier), garanties et cautions, contrats de travail et conventions de résiliation de ce type de contrat, certificats de travail, bulletins scolaires et certificats de formation, diplômes, documents officiels (dont le notaire détient également un exemplaire), testaments holographes (non valides en tant que simple copie; il faut ici conserver l'original!). 

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