Une version uniquement numérique de mes documents est-elle suffisante ?

D’un point de vue juridique, la liberté de forme s’applique à tous les documents. Des contrats spécifiques sont l’unique exception (voir ci-après). Vous pouvez donc conserver des documents physiques et numériques. Nous vous signalons néanmoins qu’il peut être judicieux, selon la situation, de conserver les originaux de vos documents ou de vous les faire envoyer par PEAX (ex.: procès-verbaux d’assemblées générales ou de réunions de copropriétaires). En qualité d’utilisateur/utilisatrice PEAX, il relève de votre responsabilité de vous informer de manière détaillée des exceptions éventuelles et de déterminer les documents originaux dont vous avez besoin. PEAX ne fournit aucun avis juridique contraignant et ne peut être tenue responsable de dommages éventuels.

Le principe de la liberté de forme applicable aux documents généraux concerne également les contrats. En d’autres termes, l’accord informel des parties à lui seul est en principe suffisant pour la réalisation d’un contrat. Il donc «uniquement» question de pouvoir fournir une preuve en cas de litige. Pour une bonne réalisation, les contrats requièrent uniquement une forme particulière, que cette dernière soit prescrite légalement ou convenue contractuellement. Ces conditions de forme s’appliquent uniquement à la naissance du contrat, mais ne sont pas indispensables à sa pérennité.

Cela signifie que les contrats demeurent valides s’ils sont numérisés et si l’original est détruit. Au moment de la numérisation, les contrats sont déjà valides si les exigences formelles correspondantes ont été respectées.

Nous souhaitons toutefois attirer votre attention sur le fait qu’il peut parfois être judicieux, pour des raisons de preuve, de conserver l’original de contrats importants. Dans des cas extrêmes, il peut arriver qu’une partie adverse affirme que la signature du contrat numérisé puis imprimé n’est pas la vôtre.

Il est donc recommandé de numériser non seulement le contrat, mais aussi les documents annexes éventuels (lettre d’accompagnement, e-mails, etc.) avant ou après la conclusion du contrat. En cas de litige, la partie adverse ne peut donc pas affirmer qu’elle n’a pas signé le contrat elle-même ou que sa signature a été falsifiée.

Nous recommandons de conserver les originaux de contrats très importants ou de ceux pour lesquels la contrepartie de la partie adverse est exécutée ultérieurement en tout ou partie, et pourrait être contestée. Ex.: contrat de prêt (en tant que prêteur), reconnaissance de dette et autre promesse de prestation (en tant que créancier), garanties et cautions, contrat de travail et convention de résiliation applicable au contrat de travail, certificat de travail, livret scolaire, certificats de formation et diplômes, actes authentiques (dont le notaire détient aussi un exemplaire), testament holographe (une simple copie n’est pas valable, vous devez en conserver un original!).

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