Genügt es, wenn meine Dokumente nur noch digital vorhanden sind?

Rechtlich gesehen gilt für alle Dokumente die Formfreiheit – einzige Ausnahme sind spezifische Verträge (siehe unten). Sie können also sowohl physisch als auch digital aufbewahrt werden. Gerne weisen wir aber darauf hin, dass es je nach Situation sinnvoll sein kann, Dokumente im Original aufzubewahren bzw. sich von PEAX im Original zuschicken zu lassen (z.B. Protokolle von Generalversammlungen oder Stockwerkeigentümervereinigungen). Es liegt in deiner Verantwortung als PEAX User, dich im Detail über allfällige Ausnahmen zu informieren und zu entscheiden, welche Dokumente du im Original benötigst. PEAX erteilt keine verbindliche Rechtsauskunft und übernimmt keine Haftung für allfällige Schäden.

Für Verträge gilt wie auch für allgemeine Dokumente der Grundsatz der Formfreiheit. Das heisst, für das Zustandekommen eines Vertrages braucht es grundsätzlich nur die formlose übereinstimmende Willensäusserung der Parteien. Alles weitere ist dann «nur» noch eine Frage der Beweisbarkeit im Streitfall. Verträge bedürfen für das gültige Zustandekommen nur einer besonderen Form, wenn dies entweder gesetzlich vorgeschrieben oder vertraglich vereinbart worden ist. Solche Formvorschriften sind nur für das gültige Entstehen, nicht jedoch für das gültige (Weiter-)Bestehen vorausgesetzt.

Dies bedeutet, dass Verträge durch das Einscannen mit anschliessender Vernichtung des Originals ihre Gültigkeit nicht verlieren. Zum Zeitpunkt des Einscannens haben die Verträge nämlich bereits Gültigkeit erlangt (sofern entsprechende Formvorschriften erfüllt wurden).

Wir möchten jedoch darauf hinweisen, dass es sich aus Beweisgründen teilweise lohnen könnte, wichtige Verträge weiterhin im Original aufzubewahren. Im Extremfall könnte es vorkommen, dass eine Gegenpartei behaupten könne, die Unterschrift auf den eingescannten und später ausgedruckten Vertrags stamme nicht von dir. Dieser Entscheid liegt bei dir als PEAX User.

Empfehlenswert ist, zusammen mit dem Vertrag allfällige Begleitdokumente (z.B. Begleitschreiben, E-Mails etc. vor oder nach Vertragsabschluss) ebenfalls einzuscannen. So kann die Gegenpartei im Streitfall nicht mit Aussicht auf Erfolg behaupten, sie hätte den Vertrag gar nicht selber unterzeichnet, ihre Unterschrift sei gefälscht worden.

Wir empfehlen, besonders wichtige Verträge oder solche, bei denen die Gegenleistung der Gegenpartei ganz oder teilweise später erfolgt und bestritten werden könnte, im Original aufbewahren. Bsp.: Darlehensvertrag (als Darlehensgeber), Schuldanerkennung und andere Leistungsversprechen (als Gläubiger), Garantien und Bürgschaften, Arbeitsvertrag und Auflösungsvereinbarung zu Arbeitsvertrag, Arbeits-, Schul- und Ausbildungszeugnisse und Diplome, öffentliche Urkunden (da hat allerdings der Notar auch ein Exemplar), eigenhändiges Testament (wäre in blosser Kopie ungültig, d.h. dieses muss im Original aufbewahrt werden!).

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